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    行業賦能 | 群杰智能印章行業解決方案——制造業!

    發布時間:2023-08-23 10:14 信息來源: 閱讀次數:

    行業背景概述


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    制造業涉及眾多行業,是國民經濟命脈所系,是立國之本、強國之基。其包括汽車制造業、電子信息產品制造業、機械制造業、金屬制品制造業、食品飲料制造業、建筑材料制造業、家具制造業、醫藥制造業等眾多行業。自2012年以來,中國世界第一制造業大國地位持續鞏固,全球占比超過30%,是唯一擁有聯合國產業分類當中全部工業門類的國家。
    而在制造企業的整個生產銷售流程中,為了方便業務開展,通常會在全國各地設有眾多生產基地和銷售公司,由于業務需求會面臨向各分支機構授權制定和使用印章,并且會涉及到大量單據、憑證、合同、證明等文件用印,傳統人工管理方式不僅管理成本巨大,同時由于長期遠離總部,容易被當地同化等情況,造成徇私包庇等。一旦出現風險不僅對企業帶來巨額損失和法律風險,更會對企業形象造成嚴重的負面影響。通過數字化手段提升用印效率、降低管理風險已成為制造企業關注重點。

    制造業印章管理痛點


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    異地印章

    管控難


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    中大型生產制造企業通常集研發、制造、銷售于一體,為了市場發展需要,會在全國各地開設生產基地、研發基地、物流中心、營銷公司等分支機構。因此隨著規模發展壯大,印章管理往往呈現數量多、分布廣等特點,集團總部難以準確掌握異地公司印章真實使用情況。

    高頻用印

    風險大


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    物資采購及出入庫管理是制造企業的重要環節,而其中涉及到的用印場景也會非常復雜,比如各種的進貨/出貨簽單、異地合同簽署、外帶用印等,傳統印章管理方式依賴人工監管,存在偷蓋、漏蓋、人情章等濫用印章的風險,集團總部對分支機構印章無有效手段監管,一旦出現問題,將對企業造成難以估計的損失和傷害。

    跨組織用印

    效率低


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    制造企業集團總部與多個分支機構與工廠之間,多個生產部門、行政部門、營銷部門等形成錯綜復雜的用印需求,各類協議、合同的審批流程多、耗時久、協同難、效率低,大量的用章、申請、審批、歸檔等工作,不僅給印章管理員帶來較大的壓力,同時無法有效提升用印效率,對企業高效經營帶來一定影響。

    印章管理

    成本高


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    中大型制造企業為了保障用印合規可控,會在分支機構設置印章管理崗位并配備專職或兼職印章管理人員,隨著分支機構的增設人工成本持續增加,管理能效難以提升。

    行業解決方案


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    美的集團


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    作為中國家電行業的龍頭企業,美的在為廣大消費者打造智慧美好生活的同時,對內部風險管控也一直十分重視,并在不斷通過數字化改革加強內部管理。2021年,美的上線打蓋一體智能化設備,然而經過近一年的使用,該設備無法深度滿足美的對于印章風控安全、高效、便捷等的要求,同時由于印章歸口法務部監管,大量業務頻繁用印,重復蓋章占用大量時間,法務人員工作能效無法釋放。因此重新尋找更加先進的智能用印服務模式。經過多輪比選,最終選擇與群杰科技合作共同打造滿足集團全員7*24小時自助用印的無人值守印章服務中心。

    雙方共創自助用印解決方案屬業內首創,僅一期階段就在軟硬件方面提出了46項定制服務,對供應商綜合能力有極大的考驗,重點在以下方面實現技術突破:

    1、用印流程再造

    對接美的4A系統、公安人臉識別系統、法務系統等各類流程審批平臺,實現所有業務用印線上線下一體化管理,并對用印人進行實名認證,采用可信身份數據源,確保身份認證、核驗結果可信,讓每一次用印都有真實身份支撐,解決身份可信問題。

    2、硬件深度改造

    為滿足美的全體員工自助用印,充分考慮操作便利性,對智能硬件進行功能再造,從用戶角度出發設計界面友好、可操作性強、易于使用的人機交互模式。

    3、鑒偽技術提升

    將印控設備與美的集團自有水印技術相結合,員工蓋章時可以自動對所有打印文件進行識別比對,管控紙質文件流轉過程中偷換頁風險,員工攜帶的文件如沒有水印或水印錯誤則無法蓋章。

    4、用印環境建設

    搭建獨立的自助用印服務空間,部署門禁、閘機、監控、防盜報警器等配套設備,以及多項可視化合規指引,強化用印嚴肅性。

    通過不到30天的開發、實施,群杰科技為美的集團定制化、專屬化部署的智能印章項目正式交付上線,美的集團開啟印章智能管控新時代。如此迅速的交付上線也刷新了群杰速度。





    (美的集團自助用印中心)



    (美的集團自主用印流程指引)


    美的集團自助用印中心自成功上線以來,在效率和鑒偽方面獲得了客戶的認可,美的集團印章管理人員表示:“在經過一段時間的使用,相對于之前的打蓋一體,打蓋分離的群杰智能印章大大縮短了印章從申請到蓋印的時間,審批即時性和用章效率都得到不同程度的提升。同時,在用印文件鑒別方面,群杰智能印章系統搭載的OCR以及數字水印技術,可以辨別文件真偽,一旦發現用印文件有問題便無法蓋章并會進行預警,確保用印安全性,對我們的風控管理提升幫助很大?!?/span>

    圣奧集團


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    圣奧集團成立于1991年,是一家集辦公家具、生活家居、置業投資于一體的企業集團,“圣奧”家具品牌多年被評為“中國辦公家具品牌綜合實力第一名”。早在1998年,圣奧便開始進行數字化管理,經過20多年的實踐,目前圣奧已打造出全球行業領先的數字化管理平臺,實現了辦公管理、財務管理、人員管理、生產管理、產品管理、銷售管理等全方位、全流程等數字化管控。

    (圣奧集團印章共享服務中心)

    秉持數字化賦能發展的先進理念,圣奧集團印章管理數字化亦走在行業前列。由于集團對所有印章采用總部集中式管控,大量業務用印集中在總部處理,傳統人工復核、蓋章、歸檔等工作效率低,員工長時間排隊等候,用印服務質量和用印效率難以有效提升。因此2017年,圣奧集團與群杰科技合作,引進群杰智能章筒+智能印控臺以及群杰智能印章柜,著手打造高效、安全的現代化印章共享服務中心。105枚群杰智能章筒,2臺群杰智能印控臺,14組群杰智能印章柜落戶圣奧集團印章管理中心,為圣奧集團印章安全管理提供先驅力量。

    (圣奧集團用印流程)

    群杰智能印章軟硬協同的創新管理方式與圣奧集團數字化賦能發展理念不謀而合。自印章共享服務中心正式落成,圣奧集團的印章管理全面實現了安全、高效、數字化升級,用印服務效率提升300%。群杰智能印章既滿足了圣奧集團企業信息化、數字化的業務需求,精益內部管理,提升了辦公智能化水平,也有效提升了業務流轉速度,服務圣奧業績提升。


    (圣奧集團智能印章系統集成)


    方案價值


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    自2014年起,群杰先后與三一重工、美的、立邦、威高、公牛、小鵬汽車等超1000家制造企業圍繞印章管理數字化創新變革開展了深入合作,通過引入軟件管理系統和智能印章設備,已實現了制造業印章管理全場景覆蓋,整體解決方案價值主要體現在以下方面:

    保障

    業務合規


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    加強印章管理,引入智能印章控制及相關平臺,通過與OA系統的耦合,實現了用章流程,從管理端到使用端的閉環,做到事前審批,事中可控,事后可查,杜絕公章私用、人情章、特批等情況,同時規范單位的用章流程和行為,保護印章管理員堅守崗位職責。

    提升

    管理效能


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    通過文件識別比對和蓋章影像記錄等方式加強用印過程管控,蓋章流程圖片全部系統留檔,可以隨時調取查閱,也可事后追溯,總部管理人員可以遠程實時監管全國各地分支機構的用印流程信息,全面、高效掌握分支機構印章的使用情況。

    強化

    運營支撐


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    通過加強印章管理,優化管理模式,不僅可以為員工提供7*24小時自助用印服務,同時用印管理員不再需要人工全流程監管用印人的蓋章行為,用印人可在印章管理員檢查文件后自行使用智能設備蓋章,不僅減少了排隊等待印章管理員蓋章的時間,同時印章管理員也可隨時隨地檢查蓋章詳情,大幅提升了用印業務辦理效率。



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