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    行業賦能 | 群杰智能印章行業解決方案——互聯網科技智慧印章!

    發布時間:2023-10-31 09:32 信息來源: 閱讀次數:

    行業背景概述


    隨著互聯網科技的迅猛發展,已經成為引領全球經濟增長的重要力量。在這個信息時代,互聯網科技不僅給人們的日常生活帶來了革新,也影響著各行各業的發展。



    互聯網科技企業在日常的運行中,為了方便業務開展,通常會在全國各地設置分支機構,由于業務需求會面臨向各分支機構授權制定和使用印章,并且會涉及到大量單據、憑證、合同、證明等文件用印,傳統人工管理方式不僅管理成本巨大,同時由于長期遠離總部,容易被當地同化等情況,造成徇私包庇等。一旦出現風險不僅對企業帶來巨額損失和法律風險,更會對企業形象造成嚴重的負面影響。通過數字化手段提升用印效率、降低管理風險已成為科技型行業企業關注重點。


    印章管理痛點


    l 印章數量多、管控難


    互聯網科技企業通常為了市場發展的需要,會在全國各地建設各類分支機構。因此隨著公司規模的發展壯大,印章管理往往呈現數量多、分布廣等特點,集團印章數量眾多,區域集中性較強,部分網點需要管理數百枚以上印章;另外,印章分布在全國各地服務網點,集團總部缺少統一的監管平臺,日常用印業務開展過程中,找章和盤點工作量非常大,僅靠定期盤點難以實時掌握每一印章的使用與管理、也難以準確掌握異地公司印章真實使用情況。


    l 高頻用印風險大


    互聯網科技企業各網點文件每日用印少則數千次,多則數萬次,大量文件、合同材料頻繁用印,而其中涉及到的用印場景也相對比較復雜,傳統印章管理方式依賴人工監管,存在偷蓋、漏蓋、人情章等濫用印章的風險,集團總部對分支機構印章無有效手段監管,一旦出現問題,將對企業造成難以估計的損失和傷害。


    l 印章外帶風險高


    互聯網科技企業經常會涉及外帶用印的情況,如投標、政府、銀行、稅務、項目等相關需外帶印章,而外帶期間也只能依賴人工拍照審核,這樣就可能出現送審文件與實際蓋章文件不一致的風險。


    l 留痕留檔


    傳統人工蓋章,全程通過物理裸章進行蓋章,對于蓋章的文件、內容等都無法進行記錄,最多也只能通過視頻監控記錄,但是無法準確記錄印章蓋到何處,一旦出現風險無法提供快速、準確的追蹤反查手段。


    l 印章管理成本高


    中大互聯網科技企業為了保障用印合規可控,會在分支機構設置印章管理崗位并配備專職或兼職印章管理人員,隨著分支機構的增設人工成本持續增加,管理能效難以提升。


    解決方案


    阿里巴巴集團



    阿里巴巴集團控股有限公司成立于1999年浙江省杭州市,經營多項業務包括:淘寶網、天貓、聚劃算、全球速賣通、阿里巴巴國際交易市場、1688、阿里媽媽、阿里云、螞蟻金服、菜鳥網絡等。作為科技型企業,阿里巴巴早在2009年開始就追求數字化管理之路,經過10多年的實踐,目前阿里巴巴已打造出全球行業領先的數字化管理平臺,實現了網購、物流、金融、跨境電商、外賣等全方位、全流程等數字化管控。



    秉持數字化賦能發展的先進理念,阿里巴巴集團印章管理數字化亦走在行業前列。由于集團大部分印章都采用分散管理的模式,大量印章下放到各自分支機構或服務網點,集團總部缺少統一的監管平臺,無法對用章情況實行有效的監控;另外,傳統的用印人工復核、蓋章、歸檔等工作效率低,員工長時間排隊等候,用印服務質量和用印效率難以有效提升。



    因此2022年,阿里巴巴集團與群杰科技合作,引進群杰智能印章用印寶及智能印章柜,著手打造高效、安全的現代化印章共享服務中心,為阿里巴巴集團印章安全管理提供先驅力量。



    群杰智能印章軟硬協同的創新管理方式與阿里巴巴集團數字化賦能發展理念不謀而合。自印章共享服務中心正式落成,阿里巴巴集團的印章管理全面實現了安全、高效、數字化升級,用印服務效率提升200%以上。群杰智能印章既滿足了阿里巴巴集團企業信息化、數字化的業務需求,精益內部管理,提升了辦公智能化水平,也有效提升了業務流轉速度,服務阿里巴巴業績提升。



    小米科技



    小米科技成立于201033日,是專注于智能硬件、電子產品、芯片研發、智能手機、智能電動汽車、通信、金融、互聯網電視及智能家居生態鏈建設的全球化移動互聯網企業、創新型科技企業。小米集團是全球最大消費類IoT物聯網平臺,連接超過6.55億臺智能設備,進入全球100多個國家和地區。小米系投資的公司超500家,覆蓋智能硬件、生活消費用品、教育、游戲、社交網絡、文化娛樂、醫療健康、汽車交通、金融等領域。20228月,在世界500強企業中排名第266位,是全球第三大智能手機制造商,全球最大的消費級智能物聯網平臺,是全球以及中國區增速最快的智能手機品牌。



    快速的發展,使得小米的印章數量不斷增加,總部在管印章高達百余枚。日常辦公、外帶用印,量大且頻繁。為防范印章風險,提升管控水平,尤其是對外帶章的監管,小米通過應用群杰智能印章,實現印章全生命周期管理。智能印章管理平臺與智能印章軟硬協同,架設全面印章風險管控網絡, 讓印章使用可視可控,留痕留底,可追溯。



    小米總部在管印章高達百余枚,這給日常盤點、監管帶來很大難題,且一旦管理人員不在辦公現場,想要及時、快速用印,十分困難。群杰綜合小米的印章管理實際情況,提供智能印章柜解決方案,將小米的智能印章、物理印章放入智能印章柜,通過軟硬協同實現印章的快速取用、高效盤點、智慧管控,即使管理人員不在辦公現場,用印人員也可通過授權驗證快速取用印章。真正解放人力,滿足企業全景用印。


    金山云集團




    北京金山云網絡技術有限公司,是金山軟件旗下云計算企業,躋身于中國公有云市場三甲。創立于2012年,在北京、上海、成都、廣州、香港和北美等全球各地設立數據中心及運營機構。截止到2018129日,金山云已完成D系列7.2億美元融資,估值達23.73億美元,是國內估值最高的獨立云服務商。20191021日,胡潤研究院發布《2019胡潤全球獨角獸榜》,金山云排名第138位。



    隨著云服務的普及,云相關業務不斷的開拓,公司服務范圍也跟著擴大,各分支機構的印章也越來越多,涉及到的用章場景越來越復雜,為了提高用章效率,保障業務的順利開展,金山云選擇與群杰一同打造金山云印章共享服務中心。



    印章共享中心的上線使用,大大的提高了用章效率,特別是非工作時間及節假日,企業員工都能進行自助用印,無需印管員進行值守,大大節省了人工成本。


    方案價值


    群杰科技持續與互聯網科技企業圍繞印章管理數字化創新變革開展了深入合作,通過引入軟件管理系統和智能印章設備,已實現了科技企業印章管理全場景覆蓋,整體解決方案價值主要體現在以下方面:


    1)保障業務合規

    加強印章管理,引入智能印章控制及相關平臺,通過與OA系統的耦合,實現了用章流程,從管理端到使用端的閉環,做到事前審批,事中可控,事后可查,杜絕公章私用、人情章、特批等情況,同時規范單位的用章流程和行為,保護印章管理員堅守崗位職責。


    2)提升管理效能

    通過文件識別比對和蓋章影像記錄等方式加強用印過程管控,蓋章流程圖片全部系統留檔,可以隨時調取查閱,也可事后追溯,總部管理人員可以遠程實時監管全國各地分支機構的用印流程信息,全面、高效掌握分支機構印章的使用情況。


    3)強化運營支撐

    通過加強印章管理,優化管理模式,不僅可以為員工提供7*24小時自助用印服務,同時用印管理員不再需要人工全流程監管用印人的蓋章行為,用印人可在印章管理員檢查文件后自行使用智能設備蓋章,不僅減少了排隊等待印章管理員蓋章的時間,同時印章管理員也可隨時隨地檢查蓋章詳情,大幅提升了用印業務辦理效率。


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